隨著信息技術在各行各業(yè)的持續(xù)深入應用,會議管理進行數字化轉型和升級已是必然趨勢。宇凡數字化會議管理系統(tǒng),實現了會議活動管理全程數字化,針對會議展開的所有相關流程都能夠輕松應對,讓您“會開會、開有效的會”!
宇凡數字化會議系統(tǒng)通過議題審核、會前準備、會議通知及回執(zhí)、會議簽到及請假、決議落實等全過程會議管理,實現會前、會中、會后的全方位、全生命周期無紙化會議管理,精簡辦會流程,促進人員溝通與協作,推動會后事項快速落實,提高開會效率、提升會議價值。
系統(tǒng)包括會議議題選用、會議審批流轉、會議紀要的推送以及會議決議轉督辦任務等,提升用戶的體驗感。在安全性方面,系統(tǒng)綜合先進的通訊技術、加解密技術、數據管理技術,為數據傳輸、信息同步、系統(tǒng)運行保駕護航,確保會議文件、資料發(fā)放安全、不泄密。
系統(tǒng)采用模塊化設計,既適合大型會議管理,也適合中小型會議管理。系統(tǒng)的模塊不僅能做到有機結合,產生協同,還能通過模塊的組合配置,靈活創(chuàng)建不同功能的產品,實現更多個性化服務,適配用戶的定制化需求。
系統(tǒng)支持獨立部署,能滿足用戶對數據安全、部署環(huán)境、內部流程等方面的需求,在部署成功后還會定期安排維護和升級,確保運行安全穩(wěn)定,杜絕信息安全隱患。為方便外出工作人員可隨時遠程處理會議事宜,系統(tǒng)支持電腦、手機、ipad等移動端部署;為幫助用戶可以流暢掌控和自在切換操作平臺,提升體驗感,系統(tǒng)支持windows、IOS、Android跨系統(tǒng)平臺交互應用。
系統(tǒng)使用圖形化展示會議室座位圖,結合會議的規(guī)模和排位樣式,不同使用場景多樣化處理,實現智能排座管理。參會人員通過系統(tǒng)就能自動獲取自己的座位示意圖,無需引導,自主入座,全面節(jié)省會場時間。

在系統(tǒng)中了解會議室使用情況和領導日程,快速安排會議,然后用流程將會議內容上報審批,通知參會人。用一條流程就能完成會議議題及會議審核、通知,簡化會前準備過程。

根據會議名單,系統(tǒng)實現線上智能排座。每個會議室的座位布局可以在系統(tǒng)中同步顯示,會議組織人員可以根據需要快速安排座位,防止重復安排、漏排問題。
發(fā)起會議通知時系統(tǒng)自動檢查參會人日程、會議室的占用等會務資源信息,當
重疊時系統(tǒng)自動提醒。
所有與會材料都已經通過通知下發(fā),參會人可以根據需要自行打印,不僅可以幫助參會人提前了解會議情況,還能節(jié)省會議成本。
借助云科研app將會議簽到搬到線上,直接掃碼在線簽到,出席情況一目了然。

通過系統(tǒng)發(fā)起議題投票流程,記錄決議投票表決情況,遵循少數服從多數的原則,支持不記名投票表決,清晰記錄議題決策事項名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會議決議等信息,以及聽取意見、議題材料等文件內容。

提交會議紀要,將重要的會議目標通過任務管理功能將會議任務快速交付責任人,執(zhí)行情況全程反饋促進會議結果落實。
會議過程形成的會議紀要、決議等重要文件,在線簽署、電子簽名等操作。

1.?標準化會議管理:使會議管理規(guī)范化,徹底改變以往線下會議管理事項無標準、不規(guī)范的現象。
2. 實現會議管理全程電子化:實現會議材料和會議成果的完全電子化,節(jié)約會議耗材成本的同時,確保會務事項可控、可查。
3. 實現有效的會議溝通:通過電子化的會議通知和參會反饋,降低了會議事務的溝通成本,徹底解決在通知過程中存在多人多次、反復確認等問題。
4. 提升會議成果的可利用性:通過會議計劃,可以快速查詢與該議題相關的通知、反饋、紀要等信息。